askHermis P.C. («askHermis», «noi») è una società di capitali privata (Ι.Κ.Ε.) costituita in Grecia, con sede ad Atene, Grecia. Sviluppiamo agenti IA che aiutano gli hotel a rispondere agli ospiti, vendere upgrade e gestire il check-in.
Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali quando decidiamo noi le finalità e le modalità del trattamento (in qualità di «titolare del trattamento» ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE, il GDPR): quando visita il nostro sito, parla con noi, utilizza la nostra piattaforma come cliente, o si candida per una posizione lavorativa.
Se Lei è un ospite di un hotel: quando scrive a un hotel che utilizza askHermis, l’hotel è il titolare del trattamento dei Suoi dati e noi li trattiamo solo per suo conto, in base al nostro Accordo sul trattamento dei dati. La preghiamo di contattare l’hotel per esercitare i Suoi diritti; se contatta noi, inoltreremo la Sua richiesta.
1. Chi siamo e come contattarci
Il titolare del trattamento è askHermis P.C., Atene, Grecia. Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui Suoi dati personali, scriva a team@askhermis.com. Rispondiamo alle richieste in materia di privacy in inglese e in greco.
2. Cosa raccogliamo, perché e su quale base giuridica
| Dati | Cosa comprendono | Perché li utilizziamo | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|---|---|
| Dati tecnici del sito web | Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine richieste, data e ora, pagina di provenienza. | Per fornire il sito web, mantenerlo sicuro e correggere errori. | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f). |
| Dati di analisi | Pagine visualizzate, tempo di permanenza, posizione approssimativa desunta dall’IP, informazioni sul dispositivo, raccolti tramite cookie di Google Analytics. | Per capire quali pagine sono utili e migliorare il sito web. | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a), prestato nel banner cookie e revocabile in qualsiasi momento. |
| Richieste di contatto e demo | Nome, email aziendale, telefono, azienda, ruolo e quanto ci scrive; prenotazioni di demo effettuate tramite Calendly. | Per risponderLe, organizzare e svolgere una demo e dare seguito alla Sua richiesta. | Misure precontrattuali su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) e legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f). |
| Dati dell’account cliente | Nome, email aziendale e telefono degli utenti autorizzati dell’hotel, ruolo, dati della struttura, registri di accesso e attività. | Per fornire la piattaforma, autenticare gli utenti, offrire assistenza e inviare comunicazioni di servizio. | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b). |
| Dati di fatturazione | Ragione sociale, indirizzo, partita IVA, contatto per la fatturazione, fatture e stato dei pagamenti. | Per fatturare, riscuotere i pagamenti e conservare i registri richiesti dalla normativa fiscale. | Contratto (art. 6, par. 1, lett. b) e obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c). |
| Dati d’uso della piattaforma | Funzionalità utilizzate, impostazioni, log di errori e prestazioni, eventi di sicurezza. | Per gestire, proteggere, supportare e migliorare la piattaforma. | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f). |
| Comunicazioni di marketing | Dati di contatto aziendali e se ha aperto o cliccato le nostre email. | Per inviare novità di prodotto rilevanti per la Sua attività. | Legittimo interesse per clienti e contatti aziendali; consenso dove richiesto dalla legge. Può disiscriversi in qualsiasi momento. |
| Candidature | CV, dati di contatto, nonché la corrispondenza e le note relative alla Sua candidatura. | Per valutare la Sua candidatura e contattarLa al riguardo. | Misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b); consenso (art. 6, par. 1, lett. a) se conserviamo il Suo CV per posizioni future. |
| Language selection | Approximate country derived from your IP address on your first visit to an unprefixed page. | To show the website in your language before you choose one, and to remember that choice for a year. This is separate from analytics and does not depend on your cookie choice. | Legitimate interests (Art. 6(1)(f)). |
| Verifica della visibilità IA | La Sua email di lavoro, l’hotel che sceglie, il mercato di provenienza degli ospiti che seleziona e la Sua lingua; il Suo indirizzo IP, utilizzato in forma di hash per limitare gli abusi; e un controllo di sicurezza del Suo browser effettuato da Cloudflare Turnstile. | Per eseguire la verifica, inviarLe il report via email, iscriverLa alla nostra newsletter (il report gratuito lo richiede), ricontattarLa in merito ai risultati e proteggere lo strumento dagli abusi. | Misure adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) per la verifica e il report; consenso (art. 6, par. 1, lett. a) per la newsletter, che può revocare in qualsiasi momento; legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) per il ricontatto e la prevenzione degli abusi. |
Non chiediamo categorie particolari di dati personali (come i dati relativi alla salute) e La invitiamo a non inviarcele.
Decisioni automatizzate. Non prendiamo decisioni che La riguardano basate unicamente sul trattamento automatizzato e che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativo.
3. Da dove provengono i dati
- Da Lei, quando compila un modulo, prenota una demo, ci scrive un’email, utilizza la piattaforma o si candida per una posizione.
- Automaticamente, tramite i nostri server e, con il Suo consenso, i cookie di analisi. Vedi la nostra Informativa sui cookie.
- Dalla Sua organizzazione, quando un hotel La aggiunge come utente del proprio account.
- Da fonti pubbliche, quando esegue la verifica della visibilità IA: la scheda Google dell’hotel e il suo sito web pubblico.
4. Con chi li condividiamo
Non vendiamo dati personali. Li condividiamo solo quando necessario:
- Fornitori di servizi che ospitano, proteggono e gestiscono il nostro sito e la nostra piattaforma, inviano email e gestiscono la messaggistica, in base a contratti che li vincolano alla riservatezza e alla protezione dei dati. I fornitori che trattano i dati dei clienti sono elencati nella nostra pagina Sub-responsabili del trattamento.
- Consulenti professionali, come commercialisti, revisori e avvocati, vincolati alla riservatezza.
- Autorità, quando la legge lo richiede o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
- Un acquirente o successore, qualora askHermis fosse coinvolta in una fusione, acquisizione o cessione di attività, con tutele equivalenti.
5. Trasferimenti internazionali
La nostra piattaforma è ospitata nell’Unione Europea. Alcuni dei nostri fornitori di servizi hanno sede al di fuori dello Spazio economico europeo, principalmente negli Stati Uniti. Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori dello SEE, ci basiamo su una decisione di adeguatezza della Commissione europea (incluso il Data Privacy Framework UE-USA, quando il destinatario è certificato) o sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea, con garanzie aggiuntive ove necessario.
6. Per quanto tempo li conserviamo
- Richieste di contatto e demo: per il tempo necessario a gestire la Sua richiesta ed eventuali seguiti, poi cancellati o resi anonimi se non ne segue un rapporto commerciale.
- Dati dell’account cliente e d’uso: per la durata del contratto, poi cancellati o resi anonimi, salvo quanto siamo tenuti a conservare per legge.
- Registri di fatturazione: per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile greca.
- Dati di analisi: non oltre 14 mesi.
- Candidature: per la durata del processo di selezione, più a lungo solo con il Suo consenso.
- Liste di marketing: finché non si disiscrive o si oppone.
- Verifica della visibilità IA: il report e l’indirizzo a cui è stato inviato, per il tempo necessario a fornire il report e a ricontattarLa, poi cancellati o resi anonimi; l’iscrizione alla newsletter, finché non si disiscrive.
Possiamo conservare i dati più a lungo se necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
7. Come li proteggiamo
I dati sono ospitati nell’UE, crittografati a riposo (AES-256) e in transito (TLS 1.3), e l’accesso è limitato a chi ne ha bisogno per il proprio lavoro. La nostra piattaforma opera su fornitori di infrastruttura conformi a SOC 2, e stiamo lavorando per ottenere la certificazione ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701. Maggiori informazioni nella pagina Fiducia & sicurezza.
Nessun sistema è perfettamente sicuro. Se una violazione dei dati personali rischia di compromettere i Suoi diritti, ne informeremo l’autorità competente e, ove richiesto, Lei.
8. I Suoi diritti
Ai sensi del GDPR Lei ha il diritto di:
- Accedere ai dati personali che deteniamo su di Lei e riceverne copia.
- Rettificare i dati inesatti o incompleti.
- Cancellare i Suoi dati quando non vi è più motivo di conservarli.
- Limitare il trattamento dei Suoi dati in determinati casi.
- Ricevere i Suoi dati in un formato portabile e farli trasmettere a un’altra azienda.
- Opporsi al trattamento basato sui nostri legittimi interessi, e in qualsiasi momento al marketing diretto.
- Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Per esercitare uno di questi diritti, scriva a team@askhermis.com. Potremmo chiederLe di confermare la Sua identità. Rispondiamo entro un mese, termine prorogabile di due ulteriori mesi per richieste complesse; in tal caso Gliene daremo comunicazione.
Ha inoltre il diritto di presentare reclamo a un’autorità di controllo. In Grecia si tratta dell’Autorità ellenica per la protezione dei dati, Kifisias 1-3, 115 23 Atene (www.dpa.gr). Può anche rivolgersi all’autorità del Suo luogo di residenza o di lavoro.
9. Minori
Il nostro sito e la nostra piattaforma sono destinati alle aziende e non sono rivolti ai minori. Non raccogliamo consapevolmente, in qualità di titolari del trattamento, dati personali di minori. Se ritiene che un minore ci abbia inviato dati personali, La preghiamo di contattarci: provvederemo a cancellarli.
10. Modifiche a questa informativa
Aggiorneremo questa informativa quando le nostre prassi o la normativa cambieranno. La data in alto indica la versione più recente. Se una modifica è sostanziale, ne informeremo i clienti via email o tramite la piattaforma prima che entri in vigore.