Conditions d’utilisation

Les présentes conditions d’utilisation (les « Conditions ») régissent l’utilisation de la plateforme askHermis et des services associés (le « Service ») fournis par askHermis P.C., Athènes, Grèce (« askHermis », « nous ») à l’entreprise qui y souscrit (le « Client », « vous »).

Le Service est réservé aux professionnels. En signant un bon de commande, en créant un compte ou en utilisant le Service, vous acceptez les présentes Conditions au nom de votre entreprise et confirmez être autorisé à le faire.

1. L’accord

L’accord entre vous et askHermis (l’« Accord ») comprend tout bon de commande ou devis que vous acceptez (la « Commande »), les présentes Conditions, notre accord de traitement des données et notre politique d’utilisation acceptable de l’IA. Si vous utilisez notre API, nos conditions d’API s’appliquent également.

En cas de contradiction entre les documents, la Commande prévaut sur les présentes Conditions, et l’accord de traitement des données prévaut sur les questions de protection des données.

2. Définitions

• Utilisateur autorisé : une personne que le Client autorise à utiliser le Service en son nom, comme un salarié ou un prestataire.
• Client final : un client ou client potentiel du Client qui communique avec le Client par le biais du Service.
• Données du Client : les données que le Client, ses Utilisateurs autorisés ou ses Clients finaux soumettent au Service, y compris les données reçues de systèmes connectés tels que le système de gestion hôtelière (PMS) et les canaux de messagerie du Client.
• Résultat : le contenu généré par les fonctionnalités IA du Service, tel que les réponses aux Clients finaux, les brouillons, les résumés et les traductions.

3. Le Service

askHermis fournit des agents IA et des outils qui aident le Client à communiquer avec ses Clients finaux sur des canaux tels que WhatsApp, l’e-mail, le chat du site, la messagerie sociale, le SMS et la voix ; à gérer les conversations dans une boîte de réception partagée ; à effectuer le check-in en ligne ; à proposer des ventes additionnelles ; et à se connecter au PMS et aux autres systèmes du Client. Les fonctionnalités incluses dans votre formule sont indiquées dans la Commande.

Nous pouvons améliorer et modifier le Service au fil du temps. Nous ne réduirons pas substantiellement les fonctionnalités essentielles du Service pendant une période d’abonnement payante. Les fonctionnalités que nous désignons comme bêta ou en avant-première sont fournies en l’état, peuvent changer ou être retirées, et ne sont couvertes par aucun engagement de service.

4. Comptes et accès

Le Client est responsable de ses Utilisateurs autorisés et de tout ce qui est fait sous son compte. Chaque Utilisateur autorisé doit disposer de ses propres identifiants ; ceux-ci doivent rester confidentiels et ne pas être partagés. Informez-nous sans délai à team@askhermis.com si vous suspectez un accès non autorisé.

5. Agents IA et supervision humaine

Le Client décide du fonctionnement de chaque agent en choisissant l’un des trois modes, et peut le modifier à tout moment :

• AI Auto : l’agent répond et agit seul, dans les règles et les informations que le Client a définies.
• Copilot : l’agent rédige des brouillons de réponses qu’une personne approuve avant leur envoi.
• Off : l’agent ne répond pas ; l’équipe gère les conversations.

L’IA peut faire des erreurs. Le Résultat est généré automatiquement à partir des informations disponibles pour l’agent et peut être incomplet ou inexact. Le Client est responsable des informations qu’il fournit aux agents (comme les prix, les politiques et les détails de l’établissement), du mode qu’il choisit, et de la relecture du Résultat lorsque les enjeux sont élevés. Nous recommandons le mode Copilot pour les remboursements, les réclamations, les modifications contractuelles et les autres sujets sensibles.

Les clients finaux doivent pouvoir savoir qu’ils échangent avec une IA. Le Client ne doit pas présenter les agents IA comme des humains et doit utiliser le Service conformément à l’EU AI Act et à notre politique d’utilisation acceptable de l’IA.

6. Utilisation acceptable

Le Client doit utiliser le Service dans le respect de la loi et ne doit pas, et ne doit permettre à quiconque de :

• envoyer des messages non sollicités à des personnes qui n’ont pas accepté de les recevoir lorsque le consentement est requis, ou enfreindre les règles des canaux de messagerie utilisés ;
• téléverser ou envoyer du contenu illicite, portant atteinte à des droits, trompeur, harcelant ou nuisible ;
• tenter d’accéder sans autorisation au Service, à d’autres comptes ou à nos systèmes, ou en tester la sécurité sans notre autorisation écrite ;
• perturber ou interrompre le Service, ou l’utiliser d’une manière qui lui impose une charge excessive ;
• copier, effectuer de l’ingénierie inverse ou revendre le Service, ou l’utiliser pour créer un produit concurrent ;
• enfreindre la politique d’utilisation acceptable de l’IA.

7. Services tiers

Le Service se connecte à des systèmes que nous ne contrôlons pas, tels que le PMS, le channel manager, le prestataire de paiement et les plateformes de messagerie du Client (par exemple WhatsApp, Messenger, Instagram et Viber). Le Client est responsable de ses comptes auprès de ces services et du respect de leurs conditions, y compris leurs règles de messagerie et de modèles. Nous ne sommes pas responsables de leur disponibilité, de leurs modifications ou de leurs actes, ni d’une perte qui en résulterait.

8. Tarifs et paiement

Le Client paie les tarifs indiqués dans la Commande. Sauf indication contraire de la Commande, les tarifs sont facturés d’avance pour chaque période de facturation, exigibles dans le délai indiqué sur la facture, et hors TVA et autres taxes applicables, que le Client paie en sus.

Les tarifs d’une période d’abonnement ne sont pas remboursables, sauf disposition contraire des présentes Conditions ou de la loi. Si une facture reste impayée après un rappel, nous pouvons suspendre le Service après un préavis écrit d’au moins 14 jours, jusqu’au paiement.

Nous pouvons modifier nos tarifs pour les périodes de renouvellement en donnant un préavis d’au moins 30 jours avant le renouvellement.

9. Données du Client et confidentialité

Le Client demeure propriétaire de ses Données du Client. Le Client accorde à askHermis le droit d’héberger, de traiter et de transmettre les Données du Client uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser et assister le Service et selon les instructions du Client. Pour les données à caractère personnel, askHermis agit en tant que sous-traitant du Client au titre de l’accord de traitement des données.

Le Client est responsable de disposer d’une base légale pour les Données du Client qu’il soumet et de fournir à ses Clients finaux les informations exigées par la loi, y compris dans sa propre politique de confidentialité.

Nous pouvons créer des statistiques anonymisées et agrégées qui n’identifient ni le Client, ni ses Clients finaux, ni aucune personne physique, et les utiliser pour exploiter et améliorer le Service.

10. Propriété intellectuelle

askHermis et ses concédants sont propriétaires du Service, de son logiciel, de sa conception et de sa documentation, ainsi que de toutes leurs améliorations. Le Client reçoit un droit non exclusif et incessible d’utiliser le Service pendant la période d’abonnement pour ses propres besoins professionnels. Aucun autre droit n’est accordé.

Entre les parties, le Client est propriétaire du Résultat généré pour son compte. Si le Client nous fait part de commentaires ou de suggestions, nous pouvons les utiliser librement, sans obligation de notre part.

11. Confidentialité

Chaque partie conservera secrètes les informations confidentielles de l’autre, ne les utilisera que pour les besoins de l’Accord, et ne les partagera qu’avec les personnes qui en ont besoin et qui sont tenues à des obligations similaires. Cela ne s’applique pas aux informations devenues publiques sans faute de la partie destinataire, déjà connues d’elle, développées de façon indépendante, ou reçues licitement d’un tiers. Une partie peut divulguer des informations confidentielles lorsque la loi l’exige, après en avoir informé l’autre partie dans la mesure du possible.

12. Garanties et exclusions

Nous fournirons le Service avec un soin et une compétence raisonnables et conformément à sa documentation. En dehors de cela, et dans la mesure permise par la loi, le Service est fourni « en l’état ». Nous ne garantissons pas qu’il sera ininterrompu ou exempt d’erreurs, ni que le Résultat sera exact ou complet.

13. Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, aucune des parties n’est responsable des pertes indirectes ou consécutives, ni de la perte de bénéfices, de revenus, de clientèle ou de données, découlant de l’Accord.

La responsabilité totale de chaque partie découlant de l’Accord sur une période de 12 mois est limitée aux montants payés et exigibles par le Client au titre de l’Accord au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.

Ces limites ne s’appliquent pas à la responsabilité découlant d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave, aux obligations de paiement du Client, ni à toute responsabilité qui ne peut être limitée en vertu du droit applicable.

14. Durée, suspension et résiliation

L’Accord prend effet lorsque le Client l’accepte et se poursuit pendant la période d’abonnement indiquée dans la Commande. Sauf indication contraire de la Commande, il se renouvelle pour des périodes successives de même durée, sauf si l’une des parties notifie son intention de ne pas renouveler au moins 30 jours avant la fin de la période en cours.

Chaque partie peut résilier l’Accord par notification écrite si l’autre partie le viole substantiellement et ne remédie pas à cette violation dans les 30 jours suivant sa notification, ou si l’autre partie devient insolvable.

Nous pouvons suspendre l’accès immédiatement et dans la mesure nécessaire si l’utilisation du Client crée un risque de sécurité, enfreint la loi ou les règles d’utilisation acceptable, ou pourrait nuire au Service ou à autrui. Nous en informerons le Client et rétablirons l’accès une fois le problème résolu.

Pendant les 30 jours suivant la fin de l’Accord, le Client peut nous demander d’exporter ses Données du Client. Passé ce délai, nous supprimons les Données du Client comme indiqué dans l’accord de traitement des données, sauf obligation légale de les conserver.

15. Modifications des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions. Nous donnerons un préavis d’au moins 30 jours pour tout changement substantiel, par e-mail ou dans la plateforme. Les changements exigés par la loi peuvent prendre effet plus tôt. Si le Client n’accepte pas un changement substantiel, il peut résilier l’Accord avant l’entrée en vigueur du changement ; à défaut, la poursuite de l’utilisation vaut acceptation.

16. Droit applicable et litiges

L’Accord est régi par le droit grec. Les tribunaux d’Athènes, en Grèce, ont compétence exclusive pour tout litige découlant de l’Accord ou en lien avec celui-ci.

17. Dispositions générales

• Cession. Aucune des parties ne peut céder l’Accord sans le consentement de l’autre, sauf à un successeur dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou de la cession de la quasi-totalité de son activité.
• Force majeure. Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’un manquement causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable, à l’exception des obligations de paiement.
• Sous-traitants. Nous pouvons recourir à des sous-traitants et prestataires pour fournir le Service, et en demeurons responsables.
• Publicité. Nous ne citerons le Client ou n’utiliserons son logo comme référence qu’avec son autorisation.
• Notifications. Les notifications sont données par écrit, y compris par e-mail. Les notifications qui nous sont adressées vont à team@askhermis.com.
• Intégralité de l’accord. L’Accord remplace tout accord antérieur sur son objet. Si une disposition est invalide, le reste demeure en vigueur. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à celui-ci.