Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) regelen het gebruik van het askHermis-platform en de bijbehorende diensten (de “Dienst”) geleverd door askHermis P.C., Athene, Griekenland (“askHermis”, “wij”, “ons”) aan het bedrijf dat zich hiervoor aanmeldt (de “Klant”, “u”).

De Dienst is uitsluitend bedoeld voor bedrijven. Door een orderformulier te ondertekenen, een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, aanvaardt u deze Voorwaarden namens uw bedrijf en bevestigt u dat u daartoe bevoegd bent.

1. De overeenkomst

De overeenkomst tussen u en askHermis (de “Overeenkomst”) bestaat uit elk orderformulier of elke offerte die u accepteert (de “Order”), deze Voorwaarden, onze verwerkersovereenkomst en ons beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI. Wanneer u onze API gebruikt, gelden ook onze API-voorwaarden.

Bij tegenstrijdigheid tussen documenten heeft de Order voorrang op deze Voorwaarden, en heeft de verwerkersovereenkomst voorrang op het gebied van gegevensbescherming.

2. Definities

• Geautoriseerde gebruiker: een persoon die de Klant toestaat de Dienst namens hem te gebruiken, zoals een werknemer of contractant.
• Gast: een gast of potentiële gast van de Klant die via de Dienst met de Klant communiceert.
• Klantgegevens: gegevens die de Klant, diens Geautoriseerde gebruikers of diens Gasten indienen bij de Dienst, inclusief gegevens ontvangen vanuit gekoppelde systemen zoals het property management system (PMS) en de berichtenkanalen van de Klant.
• Output: content gegenereerd door de AI-functies van de Dienst, zoals antwoorden aan Gasten, concepten, samenvattingen en vertalingen.

3. De Dienst

askHermis levert AI-agents en tools die de Klant helpen te communiceren met Gasten via kanalen zoals WhatsApp, e-mail, website-chat, social messaging, SMS en telefonie; gesprekken te beheren in een gedeelde inbox; web check-in uit te voeren; upsells aan te bieden; en te koppelen met het PMS en andere systemen van de Klant. De functies die in uw plan zijn inbegrepen, staan vermeld in de Order.

Wij kunnen de Dienst na verloop van tijd verbeteren en wijzigen. Wij zullen de kernfunctionaliteit van de Dienst niet wezenlijk beperken tijdens een betaalde abonnementsperiode. Functies die wij als bèta of preview aanmerken, worden geleverd zoals ze zijn, kunnen worden gewijzigd of ingetrokken, en vallen niet onder enige servicetoezegging.

4. Accounts en toegang

De Klant is verantwoordelijk voor diens Geautoriseerde gebruikers en alles wat onder diens account wordt gedaan. Elke Geautoriseerde gebruiker moet een eigen login hebben; inloggegevens moeten vertrouwelijk worden gehouden en mogen niet worden gedeeld. Laat het ons direct weten via team@askhermis.com als u onbevoegde toegang vermoedt.

5. AI-agents en menselijk toezicht

De Klant bepaalt hoe elke agent werkt door een van drie modi te kiezen, en kan dit op elk moment wijzigen:

• AI Auto: de agent antwoordt en handelt zelfstandig, binnen de regels en informatie die de Klant heeft ingesteld.
• Copilot: de agent stelt antwoorden op als concept en een mens keurt deze goed voordat ze worden verstuurd.
• Off: de agent antwoordt niet; het team behandelt de gesprekken.

AI kan fouten maken. Output wordt automatisch gegenereerd op basis van de informatie die de agent ter beschikking staat, en kan onvolledig of onjuist zijn. De Klant is verantwoordelijk voor de informatie die hij de agents geeft (zoals prijzen, beleid en hoteldetails), voor de gekozen modus, en voor het controleren van Output wanneer er veel op het spel staat. Wij raden de Copilot-modus aan voor terugbetalingen, klachten, contractwijzigingen en andere gevoelige zaken.

Gasten moeten kunnen herkennen dat zij met AI communiceren. De Klant mag AI-agents niet als mens voorstellen en moet de Dienst gebruiken in overeenstemming met de EU AI Act en ons beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI.

6. Aanvaardbaar gebruik

De Klant moet de Dienst rechtmatig gebruiken en mag niet, en mag niemand anders toestaan om:

• spam of berichten te versturen aan mensen die daar geen toestemming voor hebben gegeven wanneer toestemming vereist is, of de regels van de gebruikte berichtenkanalen te overtreden;
• content te uploaden of versturen die onrechtmatig, inbreukmakend, misleidend, intimiderend of schadelijk is;
• te proberen onbevoegde toegang te krijgen tot de Dienst, andere accounts of onze systemen, of de beveiliging daarvan te testen zonder onze schriftelijke toestemming;
• de Dienst te verstoren of te hinderen, of deze te gebruiken op een manier die een onredelijke belasting vormt;
• de Dienst te kopiëren, te reverse-engineeren of door te verkopen, of deze te gebruiken om een concurrerend product te bouwen;
• ons beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI te overtreden.

7. Diensten van derden

De Dienst koppelt met systemen die wij niet beheren, zoals het PMS, de channel manager, de betalingsprovider en de berichtenplatforms van de Klant (bijvoorbeeld WhatsApp, Messenger, Instagram en Viber). De Klant is verantwoordelijk voor zijn accounts bij die diensten en voor naleving van hun voorwaarden, inclusief hun beleid voor berichten en templates. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, wijzigingen of handelingen daarvan, of voor enig verlies dat daardoor wordt veroorzaakt.

8. Vergoedingen en betaling

De Klant betaalt de vergoedingen die in de Order zijn vastgelegd. Tenzij de Order anders bepaalt, worden vergoedingen vooraf gefactureerd per factureringsperiode, zijn ze verschuldigd binnen de op de factuur vermelde termijn, en zijn btw en andere toepasselijke belastingen hierin niet inbegrepen; deze betaalt de Klant afzonderlijk.

Vergoedingen voor een abonnementsperiode zijn niet-restitueerbaar, behalve waar deze Voorwaarden of de wet anders bepalen. Als een factuur onbetaald blijft na een herinnering, kunnen wij de Dienst opschorten na ten minste 14 dagen schriftelijk bericht, totdat betaling is ontvangen.

Wij kunnen onze prijzen voor verlengingstermijnen wijzigen door ten minste 30 dagen voor de verlenging bericht te geven.

9. Klantgegevens en privacy

De Klant is eigenaar van zijn Klantgegevens. De Klant verleent askHermis het recht om Klantgegevens te hosten, verwerken en verzenden, uitsluitend voor zover nodig om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, en zoals de Klant instrueert. Voor persoonsgegevens treedt askHermis op als verwerker van de Klant onder de verwerkersovereenkomst.

De Klant is verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgrondslag voor de Klantgegevens die hij indient, en voor het verstrekken aan Gasten van de informatie die de wet vereist, ook in zijn eigen privacyverklaring.

Wij kunnen geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken opstellen die de Klant, diens Gasten of enige persoon niet identificeren, en deze gebruiken om de Dienst te exploiteren en te verbeteren.

10. Intellectueel eigendom

askHermis en diens licentiegevers zijn eigenaar van de Dienst, de bijbehorende software, het ontwerp en de documentatie, en alle verbeteringen daarvan. De Klant ontvangt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken tijdens de abonnementsperiode voor zijn eigen bedrijf. Er worden geen andere rechten verleend.

Tussen partijen is de Klant eigenaar van de Output die voor hem wordt gegenereerd. Als de Klant ons feedback of suggesties geeft, mogen wij deze vrijelijk gebruiken zonder enige verplichting.

11. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim, gebruikt deze uitsluitend voor de Overeenkomst, en deelt deze alleen met personen die deze moeten kennen en gebonden zijn aan vergelijkbare verplichtingen. Dit geldt niet voor informatie die openbaar is zonder toedoen van de ontvangende partij, die deze al kende, die zelfstandig is ontwikkeld, of die rechtmatig van een derde is ontvangen. Een partij mag vertrouwelijke informatie bekendmaken wanneer de wet dit vereist, na kennisgeving aan de andere partij waar dit is toegestaan.

12. Garanties en vrijwaringen

Wij leveren de Dienst met redelijke vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en in overeenstemming met de bijbehorende documentatie. Afgezien daarvan, en voor zover de wet dit toestaat, wordt de Dienst geleverd “zoals deze is”. Wij garanderen niet dat deze ononderbroken of foutloos is, of dat Output accuraat of volledig is.

13. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover de wet dit toestaat, is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, of voor verlies van winst, omzet, goodwill of data, voortvloeiend uit de Overeenkomst.

De totale aansprakelijkheid van elke partij die voortvloeit uit de Overeenkomst is, in elke periode van 12 maanden, beperkt tot de vergoedingen die de Klant onder de Overeenkomst heeft betaald en verschuldigd is in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de vordering.

Deze beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid die voortvloeit uit opzet of grove nalatigheid, voor de betalingsverplichtingen van de Klant, of voor enige aansprakelijkheid die niet kan worden beperkt onder toepasselijk recht.

14. Looptijd, opschorting en beëindiging

De Overeenkomst gaat in wanneer de Klant deze aanvaardt en loopt voor de abonnementsperiode uit de Order. Tenzij de Order anders bepaalt, wordt deze telkens verlengd voor opeenvolgende termijnen van dezelfde duur, tenzij een van beide partijen ten minste 30 dagen voor het einde van de lopende termijn bericht geeft dat de overeenkomst niet wordt verlengd.

Elke partij mag de Overeenkomst schriftelijk beëindigen als de andere partij deze wezenlijk schendt en de schending niet binnen 30 dagen na kennisgeving herstelt, of als de andere partij insolvent wordt.

Wij kunnen de toegang onmiddellijk en voor zover nodig opschorten als het gebruik door de Klant een beveiligingsrisico vormt, de wet of de regels voor aanvaardbaar gebruik schendt, of de Dienst of anderen zou kunnen schaden. Wij informeren de Klant en herstellen de toegang zodra het probleem is opgelost.

Gedurende 30 dagen na het einde van de Overeenkomst kan de Klant ons vragen zijn Klantgegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij Klantgegevens zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, tenzij de wet ons verplicht deze te bewaren.

15. Wijzigingen in deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden bijwerken. Wij geven ten minste 30 dagen van tevoren bericht van wezenlijke wijzigingen, per e-mail of in het platform. Wijzigingen die wettelijk vereist zijn, kunnen eerder van kracht worden. Als de Klant een wezenlijke wijziging niet accepteert, kan hij de Overeenkomst beëindigen voordat de wijziging van kracht wordt; anders geldt voortgezet gebruik als aanvaarding.

16. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst is Grieks recht van toepassing. De rechtbanken van Athene, Griekenland zijn exclusief bevoegd voor elk geschil dat hieruit of hiermee verband houdend voortvloeit.

17. Algemeen

• Overdracht. Geen van beide partijen mag de Overeenkomst overdragen zonder toestemming van de andere partij, behalve aan een rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop van nagenoeg de gehele onderneming.
• Overmacht. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, met uitzondering van betalingsverplichtingen.
• Onderaannemers. Wij mogen onderaannemers en dienstverleners inschakelen om de Dienst te leveren en blijven voor hen verantwoordelijk.
• Publiciteit. Wij noemen de Klant of gebruiken diens logo als referentie alleen met diens toestemming.
• Kennisgevingen. Kennisgevingen worden schriftelijk gedaan, ook per e-mail. Kennisgevingen aan ons gaan naar team@askhermis.com.
• Volledige overeenkomst. De Overeenkomst vervangt elk eerder begrip over het onderwerp ervan. Als een bepaling ongeldig is, blijft de rest van kracht. Het niet afdwingen van een recht geldt niet als afstand daarvan.