askHermis P.C. (“askHermis”, “wij”, “ons”) is een besloten kapitaalvennootschap (Ι.Κ.Ε.) opgericht naar Grieks recht, gevestigd in Athene, Griekenland. Wij bouwen AI-agents die hotels helpen gasten te beantwoorden, upgrades te verkopen en de check-in te verzorgen.
Deze verklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer wij bepalen waarom en hoe deze worden gebruikt (als “verwerkingsverantwoordelijke” onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU, de AVG): wanneer u onze website bezoekt, met ons spreekt, ons platform gebruikt als klant, of solliciteert.
Als u gast bent van een hotel: wanneer u een bericht stuurt naar een hotel dat askHermis gebruikt, is het hotel de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens en verwerken wij deze uitsluitend in zijn opdracht, onder onze verwerkersovereenkomst. Neem contact op met het hotel om uw rechten uit te oefenen; als u contact opneemt met ons, sturen wij uw verzoek door naar het hotel.
1. Wie wij zijn en hoe u ons bereikt
De verwerkingsverantwoordelijke is askHermis P.C., Athene, Griekenland. Voor vragen over deze verklaring of uw persoonsgegevens mailt u naar team@askhermis.com. Wij beantwoorden privacyverzoeken in het Engels en Grieks.
2. Wat wij verzamelen, waarom, en op welke rechtsgrondslag
| Gegevens | Wat dit omvat | Waarom wij dit gebruiken | Rechtsgrondslag (AVG) |
|---|---|---|---|
| Technische websitegegevens | IP-adres, browser- en apparaattype, opgevraagde pagina’s, datum en tijd, verwijzende pagina. | Om de website te leveren, veilig te houden en fouten te herstellen. | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f). |
| Analysegegevens | Bekeken pagina’s, tijd op de pagina, geschatte locatie afgeleid van het IP-adres, apparaatinformatie, verzameld via Google Analytics-cookies. | Om te begrijpen welke pagina’s nuttig zijn en de website te verbeteren. | Toestemming (art. 6, lid 1, onder a), gegeven in de cookiebanner en op elk moment intrekbaar. |
| Contact- en demoaanvragen | Naam, zakelijk e-mailadres, telefoon, bedrijf, functie en wat u ons schrijft; via Calendly geboekte demo’s. | Om u te antwoorden, een demo te plannen en te houden, en uw aanvraag op te volgen. | Stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b) en gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f). |
| Klantaccountgegevens | Namen, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer van de geautoriseerde gebruikers van het hotel, functie, hotelgegevens, login- en activiteitengegevens. | Om het platform te leveren, gebruikers te authenticeren, ondersteuning te bieden en servicemeldingen te sturen. | Uitvoering van onze overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b). |
| Factuurgegevens | Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, factuurcontact, facturen en betaalstatus. | Om te factureren, betalingen te innen en de administratie bij te houden die de belastingwetgeving vereist. | Overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b) en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c). |
| Platformgebruiksgegevens | Gebruikte functies, instellingen, fout- en prestatielogs, beveiligingsgebeurtenissen. | Om het platform te laten draaien, te beveiligen, te ondersteunen en te verbeteren. | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f). |
| Marketingcommunicatie | Zakelijke contactgegevens en of u onze e-mails heeft geopend of erop heeft geklikt. | Om productnieuws te sturen dat relevant is voor uw bedrijf. | Gerechtvaardigd belang bij klanten en zakelijke contacten; toestemming waar de wet dit vereist. U kunt zich op elk moment afmelden. |
| Sollicitaties | Cv, contactgegevens, en de correspondentie en notities van uw sollicitatie. | Om uw sollicitatie te beoordelen en u daarover te contacteren. | Stappen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b); toestemming (art. 6, lid 1, onder a) als wij uw cv bewaren voor toekomstige functies. |
| Language selection | Approximate country derived from your IP address on your first visit to an unprefixed page. | To show the website in your language before you choose one, and to remember that choice for a year. This is separate from analytics and does not depend on your cookie choice. | Legitimate interests (Art. 6(1)(f)). |
Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en verzoeken u deze niet naar ons te sturen.
Geautomatiseerde besluitvorming. Wij nemen geen besluiten over u die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen, uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.
3. Waar de gegevens vandaan komen
- Van uzelf, wanneer u een formulier invult, een demo boekt, ons mailt, het platform gebruikt of solliciteert.
- Automatisch, via onze servers en, met uw toestemming, analysecookies. Zie ons cookiebeleid.
- Van uw organisatie, wanneer een hotel u toevoegt als gebruiker van zijn account.
4. Met wie wij ze delen
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze alleen wanneer nodig:
- Dienstverleners die onze website en ons platform hosten, beveiligen en beheren, e-mail versturen en berichten verwerken, onder overeenkomsten die hen binden aan vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. De partijen die klantgegevens verwerken staan vermeld op onze pagina Subverwerkers.
- Professionele adviseurs, zoals accountants, auditors en advocaten, gebonden aan geheimhouding.
- Autoriteiten, wanneer de wet dit vereist of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
- Een koper of rechtsopvolger, indien askHermis betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, onder gelijkwaardige bescherming.
5. Internationale doorgiften
Ons platform wordt gehost in de Europese Unie. Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, voornamelijk in de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, baseren wij ons op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (inclusief het EU-VS Data Privacy Framework, wanneer de ontvanger daarvoor is gecertificeerd) of op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende waarborgen waar nodig.
6. Hoe lang wij ze bewaren
- Contact- en demoaanvragen: zolang nodig om uw aanvraag en eventuele follow-up te behandelen, daarna verwijderd of geanonimiseerd als er geen zakelijke relatie volgt.
- Klantaccount- en gebruiksgegevens: voor de duur van de overeenkomst, daarna verwijderd of geanonimiseerd, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
- Factuuradministratie: voor de periode die de Griekse belasting- en boekhoudwetgeving vereist.
- Analysegegevens: voor maximaal 14 maanden.
- Sollicitaties: voor de duur van de sollicitatieprocedure, en langer alleen met uw toestemming.
- Marketinglijsten: totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt.
Wij kunnen gegevens langer bewaren wanneer dit nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
7. Hoe wij ze beschermen
Data wordt gehost in de EU, versleuteld in rust (AES-256) en tijdens overdracht (TLS 1.3), en toegang is beperkt tot mensen die dit nodig hebben voor hun werk. Ons platform draait op SOC 2-conforme infrastructuurproviders, en wij werken toe naar certificering volgens ISO/IEC 27001 en ISO/IEC 27701. Meer op onze pagina Vertrouwen & beveiliging.
Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een datalek waarschijnlijk een risico vormt voor uw rechten, stellen wij de bevoegde autoriteit en, waar vereist, uzelf daarvan op de hoogte.
8. Uw rechten
Onder de AVG heeft u het recht op:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij over u hebben, met een kopie.
- Correctie van gegevens die onjuist of onvolledig zijn.
- Verwijdering van uw gegevens wanneer er geen reden meer is om ze te bewaren.
- Beperking van de verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen.
- Overdracht van uw gegevens in een overdraagbaar formaat naar een ander bedrijf.
- Bezwaar tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en tegen directmarketing, op elk moment.
- Intrekking van uw toestemming, op elk moment, zonder gevolgen voor verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.
Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar team@askhermis.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen één maand, die voor complexe verzoeken met nog twee maanden kan worden verlengd; wij laten u dat weten als dat gebeurt.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Griekenland is dit de Griekse Autoriteit Persoonsgegevens, Kifisias 1-3, 115 23 Athene (www.dpa.gr). U kunt ook een klacht indienen bij de autoriteit in het land waar u woont of werkt.
9. Kinderen
Onze website en ons platform zijn bedoeld voor bedrijven en richten zich niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen als verwerkingsverantwoordelijke. Als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft gestuurd, neem dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.
10. Wijzigingen in deze verklaring
Wij werken deze verklaring bij wanneer onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan toont de meest recente versie. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij klanten per e-mail of in het platform voordat deze van kracht wordt.