askHermis P.C. („askHermis”, „mi”, „nas”) je privatno kapitalno društvo (Ι.Κ.Ε.) osnovano u Grčkoj, sa sedištem u Atini, Grčka. Gradimo AI agente koji pomažu hotelima da odgovaraju gostima, prodaju nadogradnje i sprovode check-in.
Ova politika objašnjava kako postupamo sa ličnim podacima kada mi odlučujemo zašto i kako se oni koriste (u svojstvu „rukovaoca” prema Opštoj uredbi EU o zaštiti podataka, GDPR-u): kada posetite naš sajt, razgovarate sa nama, koristite našu platformu kao klijent, ili se prijavljujete za posao.
Ako ste gost hotela: kada pošaljete poruku hotelu koji koristi askHermis, hotel je rukovalac Vaših podataka, a mi ih obrađujemo isključivo u njegovo ime, prema našem Dodatku o obradi podataka. Za ostvarivanje svojih prava obratite se hotelu; ako se obratite nama, prosledićemo Vaš zahtev hotelu.
1. Ko smo mi i kako nas kontaktirati
Rukovalac je askHermis P.C., Atina, Grčka. Za sva pitanja o ovoj politici ili Vašim ličnim podacima, pišite na team@askhermis.com. Na zahteve u vezi sa privatnošću odgovaramo na engleskom i grčkom jeziku.
2. Šta prikupljamo, zašto, i na kom pravnom osnovu
| Podaci | Šta obuhvataju | Zašto ih koristimo | Pravni osnov (GDPR) |
|---|---|---|---|
| Tehnički podaci o sajtu | IP adresa, tip pregledača i uređaja, zatražene stranice, datum i vreme, stranica sa koje ste došli. | Da bismo pružili sajt, održali njegovu bezbednost i ispravljali greške. | Legitimni interes (čl. 6(1)(f)). |
| Analitički podaci | Pregledane stranice, vreme provedeno na stranici, približna lokacija izvedena iz IP adrese, podaci o uređaju, prikupljeni putem kolačića Google Analytics. | Da bismo razumeli koje stranice su korisne i unapredili sajt. | Saglasnost (čl. 6(1)(a)), data u baneru za kolačiće i opoziva se u bilo kom trenutku. |
| Zahtevi za kontakt i demo | Ime, poslovni imejl, telefon, kompanija, funkcija i sadržaj Vaše poruke; zakazivanje demoa preko Calendly-ja. | Da bismo Vam odgovorili, organizovali i održali demo, i pratili Vaš zahtev. | Radnje preduzete na Vaš zahtev pre zaključenja ugovora (čl. 6(1)(b)) i legitimni interes (čl. 6(1)(f)). |
| Podaci o nalogu klijenta | Imena, poslovni imejl i telefon ovlašćenih korisnika hotela, funkcija, podaci o objektu, evidencija prijava i aktivnosti. | Da bismo pružili platformu, autentifikovali korisnike, pružili podršku i slali servisne poruke. | Izvršenje našeg ugovora (čl. 6(1)(b)). |
| Podaci o naplati | Naziv kompanije, adresa, PIB, kontakt za naplatu, fakture i status plaćanja. | Da bismo izdavali fakture, naplaćivali i vodili evidenciju koju zahteva poresko pravo. | Ugovor (čl. 6(1)(b)) i zakonska obaveza (čl. 6(1)(c)). |
| Podaci o korišćenju platforme | Korišćene funkcije, podešavanja, zapisi o greškama i performansama, bezbednosni događaji. | Da bismo održavali, obezbedili, podržavali i unapređivali platformu. | Legitimni interes (čl. 6(1)(f)). |
| Marketinška komunikacija | Poslovni kontakt podaci i podatak o tome da li ste otvorili ili kliknuli na naše imejlove. | Da bismo slali vesti o proizvodu relevantne za Vaše poslovanje. | Legitimni interes za klijente i poslovne kontakte; saglasnost tamo gde to zakon zahteva. Odjavu možete izvršiti u bilo kom trenutku. |
| Prijave za posao | CV, kontakt podaci, i prepiska i beleške iz Vaše prijave. | Da bismo procenili Vašu prijavu i kontaktirali Vas u vezi sa njom. | Radnje pre zaključenja ugovora (čl. 6(1)(b)); saglasnost (čl. 6(1)(a)) ako zadržimo Vaš CV za buduće pozicije. |
| Language selection | Approximate country derived from your IP address on your first visit to an unprefixed page. | To show the website in your language before you choose one, and to remember that choice for a year. This is separate from analytics and does not depend on your cookie choice. | Legitimate interests (Art. 6(1)(f)). |
| Provera AI vidljivosti | Vaš poslovni imejl, hotel koji izaberete, tržište gostiju koje odaberete i Vaš jezik; Vaša IP adresa, koja se u heširanom obliku koristi za ograničavanje zloupotrebe; i bezbednosna provera Vašeg pregledača koju vrši Cloudflare Turnstile. | Da bismo sproveli proveru, poslali Vam izveštaj imejlom, pretplatili Vas na naš njuzleter (besplatan izveštaj to zahteva), javili Vam se u vezi sa Vašim rezultatima i zaštitili alat od zloupotrebe. | Radnje preduzete na Vaš zahtev (čl. 6(1)(b)) za proveru i izveštaj; saglasnost (čl. 6(1)(a)) za njuzleter, koju možete povući u bilo kom trenutku; legitimni interes (čl. 6(1)(f)) za naknadni kontakt i sprečavanje zloupotrebe. |
Ne tražimo posebne kategorije ličnih podataka (kao što su zdravstveni podaci) i molimo Vas da nam ih ne šaljete.
Automatizovano odlučivanje. Ne donosimo odluke o Vama koje proizvode pravne ili slično značajne efekte isključivo na osnovu automatizovane obrade.
3. Odakle dolaze podaci
- Od Vas, kada popunite formular, zakažete demo, pošaljete nam imejl, koristite platformu ili se prijavite za posao.
- Automatski, putem naših servera i, uz Vašu saglasnost, analitičkih kolačića. Pogledajte našu Politiku kolačića.
- Od Vaše organizacije, kada Vas hotel doda kao korisnika svog naloga.
- Iz javnih izvora, kada pokrenete proveru AI vidljivosti: profil hotela na Google-u i njegov javni sajt.
4. Sa kim delimo podatke
Ne prodajemo lične podatke. Delimo ih samo kada je to neophodno:
- Pružaoci usluga koji hostuju, obezbeđuju i održavaju naš sajt i platformu, šalju imejlove i obrađuju poruke, na osnovu ugovora koji ih obavezuju na poverljivost i zaštitu podataka. Pružaoci koji obrađuju podatke klijenata navedeni su na našoj stranici Podobrađivači.
- Profesionalni savetnici, poput knjigovođa, revizora i advokata, obavezani na poverljivost.
- Nadležni organi, kada to zakon zahteva ili radi utvrđivanja, ostvarivanja ili odbrane pravnih zahteva.
- Kupac ili pravni sledbenik, ukoliko askHermis učestvuje u spajanju, preuzimanju ili prodaji imovine, uz jednakovredne mere zaštite.
5. Međunarodni prenosi podataka
Naša platforma se hostuje u Evropskoj uniji. Neki od naših pružalaca usluga imaju sedište van Evropskog ekonomskog prostora, uglavnom u Sjedinjenim Državama. Kada se lični podaci prenose van EEP-a, oslanjamo se na odluku Evropske komisije o adekvatnosti (uključujući EU–US okvir za privatnost podataka, kada je primalac sertifikovan) ili na Standardne ugovorne klauzule Evropske komisije, uz dodatne mere zaštite kada je to potrebno.
6. Koliko dugo ih čuvamo
- Zahtevi za kontakt i demo: onoliko dugo koliko je potrebno da obradimo Vaš zahtev i eventualne dalje korake, a zatim se brišu ili anonimizuju ako ne dođe do poslovnog odnosa.
- Podaci o nalogu klijenta i korišćenju: za vreme trajanja ugovora, a zatim se brišu ili anonimizuju, osim onoga što moramo čuvati po zakonu.
- Evidencija naplate: za period koji zahteva grčko poresko i računovodstveno pravo.
- Analitički podaci: najduže 14 meseci.
- Prijave za posao: za vreme trajanja procesa zapošljavanja, a duže samo uz Vašu saglasnost.
- Marketinške liste: dok se ne odjavite ili uložite prigovor.
- Provera AI vidljivosti: izveštaj i adresa na koju je poslat, onoliko dugo koliko je potrebno da pružimo izveštaj i da Vas naknadno kontaktiramo, a zatim se brišu ili anonimizuju; pretplata na njuzleter, dok se ne odjavite.
Podatke možemo čuvati i duže kada je to potrebno radi utvrđivanja, ostvarivanja ili odbrane pravnih zahteva.
7. Kako ih štitimo
Podaci se čuvaju u EU, enkriptovani u mirovanju (AES-256) i tokom prenosa (TLS 1.3), a pristup je ograničen na osobe kojima je to potrebno za posao. Naša platforma radi na infrastrukturi provajdera usklađenih sa SOC 2, a radimo na sertifikaciji ISO/IEC 27001 i ISO/IEC 27701. Više na našoj stranici Bezbednost i poverenje.
Nijedan sistem nije potpuno bezbedan. Ako je verovatno da će povreda podataka o ličnosti ugroziti Vaša prava, obavestićemo nadležni organ, a tamo gde je to potrebno, i Vas.
8. Vaša prava
Prema GDPR-u imate pravo na:
- Pristup ličnim podacima koje čuvamo o Vama i dobijanje njihove kopije.
- Ispravku podataka koji su netačni ili nepotpuni.
- Brisanje Vaših podataka kada više ne postoji razlog za njihovo čuvanje.
- Ograničenje načina na koji koristimo Vaše podatke u određenim slučajevima.
- Prenosivost podataka — da ih dobijete u prenosivom formatu i da budu poslati drugoj kompaniji.
- Prigovor na obradu zasnovanu na našem legitimnom interesu, kao i na direktni marketing u bilo kom trenutku.
- Povlačenje saglasnosti u bilo kom trenutku, bez uticaja na obradu izvršenu pre toga.
Za ostvarivanje bilo kog od ovih prava, pišite na team@askhermis.com. Možemo Vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Odgovaramo u roku od mesec dana, koji se za složene zahteve može produžiti za još dva meseca; o tome ćemo Vas obavestiti.
Takođe imate pravo da podnesete pritužbu nadzornom organu. U Grčkoj je to Grčki organ za zaštitu podataka o ličnosti (Hellenic Data Protection Authority), Kifisias 1-3, 115 23 Atina (www.dpa.gr). Pritužbu možete podneti i organu u mestu gde živite ili radite.
9. Deca
Naš sajt i platforma namenjeni su preduzećima i nisu usmereni ka deci. Kao rukovalac, svesno ne prikupljamo lične podatke dece. Ako smatrate da nam je dete poslalo lične podatke, kontaktirajte nas i mi ćemo ih obrisati.
10. Izmene ove politike
Ažuriraćemo ovu politiku kada se promeni naša praksa ili zakon. Datum na vrhu prikazuje najnoviju verziju. Ako je izmena suštinska, obavestićemo klijente imejlom ili putem platforme pre nego što stupi na snagu.