Esta es una traducción, facilitada para que el documento pueda leerse en su idioma. Si difiere de la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.

askHermis P.C. («askHermis», «nosotros») es una sociedad de capital privado (Ι.Κ.Ε.) constituida en Grecia, con sede en Atenas, Grecia. Desarrollamos agentes de IA que ayudan a los hoteles a responder a los huéspedes, vender upgrades y gestionar el check-in.

Esta política explica cómo tratamos los datos personales cuando decidimos por qué y cómo se usan (como «responsable del tratamiento» según el Reglamento General de Protección de Datos de la UE, el RGPD): cuando visita nuestra web, habla con nosotros, usa nuestra plataforma como cliente o solicita un empleo.

Si es huésped de un hotel: cuando escribe a un hotel que usa askHermis, el hotel es el responsable del tratamiento de sus datos y nosotros los tratamos solo en su nombre, conforme a nuestro Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos. Contacte con el hotel para ejercer sus derechos; si nos contacta a nosotros, trasladaremos su solicitud al hotel.

1. Quiénes somos y cómo contactarnos

El responsable del tratamiento es askHermis P.C., Atenas, Grecia. Para cualquier duda sobre esta política o sus datos personales, escriba a team@askhermis.com. Respondemos las solicitudes de privacidad en inglés y griego.

2. Qué recopilamos, por qué y con qué base legal

Datos	Qué incluye	Por qué los usamos	Base legal (RGPD)
Datos técnicos de la web	Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas solicitadas, fecha y hora, página de referencia.	Para ofrecer la web, mantenerla segura y corregir errores.	Interés legítimo (art. 6.1.f).
Datos analíticos	Páginas vistas, tiempo en la página, ubicación aproximada derivada de la IP, información del dispositivo, recopilados mediante cookies de Google Analytics.	Para entender qué páginas son útiles y mejorar la web.	Consentimiento (art. 6.1.a), otorgado en el banner de cookies y revocable en cualquier momento.
Contacto y solicitudes de demo	Nombre, correo profesional, teléfono, empresa, cargo y lo que nos escribe; reservas de demo hechas a través de Calendly.	Para responderle, organizar y realizar una demo, y hacer seguimiento de su solicitud.	Medidas precontractuales a petición suya (art. 6.1.b) e interés legítimo (art. 6.1.f).
Datos de la cuenta del cliente	Nombres, correo profesional y teléfono de los usuarios autorizados del hotel, cargo, datos del establecimiento, registros de acceso y actividad.	Para prestar la plataforma, autenticar usuarios, dar soporte y enviar comunicaciones de servicio.	Ejecución de nuestro contrato (art. 6.1.b).
Datos de facturación	Nombre de la empresa, dirección, número de IVA, contacto de facturación, facturas y estado de los pagos.	Para facturar, cobrar y conservar los registros que exige la normativa fiscal.	Contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c).
Datos de uso de la plataforma	Funciones usadas, configuración, registros de errores y rendimiento, eventos de seguridad.	Para operar, proteger, dar soporte y mejorar la plataforma.	Interés legítimo (art. 6.1.f).
Comunicaciones de marketing	Datos de contacto profesionales y si abrió o hizo clic en nuestros correos.	Para enviar novedades del producto relevantes para su negocio.	Interés legítimo para clientes y contactos profesionales; consentimiento cuando la ley lo exija. Puede darse de baja en cualquier momento.
Candidaturas de empleo	CV, datos de contacto, y la correspondencia y notas de su candidatura.	Para evaluar su candidatura y contactarle al respecto.	Medidas precontractuales (art. 6.1.b); consentimiento (art. 6.1.a) si conservamos su CV para futuras vacantes.
Language selection	Approximate country derived from your IP address on your first visit to an unprefixed page.	To show the website in your language before you choose one, and to remember that choice for a year. This is separate from analytics and does not depend on your cookie choice.	Legitimate interests (Art. 6(1)(f)).
Análisis de visibilidad en IA	Su correo de trabajo, el hotel que elige, el mercado de huéspedes que selecciona y su idioma; su dirección IP, que se utiliza en forma de hash para limitar los abusos; y una verificación de seguridad de su navegador realizada por Cloudflare Turnstile.	Para realizar el análisis, enviarle el informe por correo electrónico, suscribirle a nuestra newsletter (el informe gratuito lo requiere), hacer un seguimiento con usted sobre sus resultados y proteger la herramienta frente a abusos.	Medidas adoptadas a petición suya (art. 6.1.b) para el análisis y el informe; consentimiento (art. 6.1.a) para la newsletter, que puede retirar en cualquier momento; interés legítimo (art. 6.1.f) para el seguimiento y la prevención de abusos.
Personas que conocemos en ferias	Nombre, cargo, email y teléfono profesionales, el hotel o la empresa y su web, lo que le interesa, cómo prefiere que le contactemos y lo que elige en el formulario de nuestro stand (una demo, nuestras novedades, WhatsApp), junto con las notas que añada nuestro equipo; o los datos de la tarjeta de visita que nos entregue. De cada email que le enviamos después de la feria: cuándo salió, si se entregó, si se abrió o se hizo clic en un enlace, y si rebotó o se marcó como spam. Las aperturas y los clics se registran mediante una imagen invisible y enlaces que pasan por nuestro proveedor de email. Sus respuestas y cualquier demo que reserve.	Para dar continuidad a nuestra conversación: enviarle los emails que puede esperar después de conocernos, llamarle o escribirle si nos lo pidió, y que la persona que le atiende vea qué emails le han llegado. Para saludarle correctamente en su idioma, podemos preguntar al modelo Gemini de Google, procesado en la UE, cómo dirigirse a un nombre de pila que nuestra propia lista no conoce; solo se envían el nombre y el idioma.	Interés legítimo (art. 6.1.f) en dar continuidad a una conversación que tuvo con nosotros; consentimiento (art. 6.1.a) para novedades y ofertas y para mensajes por WhatsApp, que marca en el formulario y puede retirar en cualquier momento. Cada email incluye un enlace para dejar de recibirlos, que se aplica de inmediato.
Identificación de visitantes	Páginas vistas, página de procedencia y etiquetas de campaña, su dirección IP y un identificador del navegador, recopilados mediante Apollo.io; y, cuando está disponible, una versión con hash de su dirección de correo electrónico que LiveIntent asocia a su navegador. A partir de ello, Apollo.io puede indicarnos en qué empresa trabaja o quién es usted.	Para que nuestro equipo de ventas vea qué empresas y personas se interesan por askHermis y pueda hacerles seguimiento.	Interés legítimo (art. 6.1.f). Puede oponerse en cualquier momento rechazando en el banner de cookies.

No solicitamos categorías especiales de datos personales (como datos de salud) y le pedimos que no nos las envíe.

Decisiones automatizadas. No tomamos decisiones sobre usted que produzcan efectos jurídicos o de importancia similar basadas únicamente en el tratamiento automatizado.

3. De dónde vienen los datos

De usted, cuando rellena un formulario, reserva una demo, nos escribe, usa la plataforma o solicita un empleo.
De forma automática, a través de nuestros servidores y, con su consentimiento, de las cookies analíticas. Consulte nuestra Política de cookies.
De su organización, cuando un hotel le añade como usuario de su cuenta.
De fuentes públicas, cuando realiza el análisis de visibilidad en IA: la ficha de Google del hotel y su web pública.
En ferias, cuando rellena el formulario en nuestro stand o nos entrega su tarjeta de visita.
De Apollo.io y LiveIntent, salvo que rechace el marketing: lo que puedan indicarnos sobre su empresa y quién es usted.

No vendemos datos personales. Solo los compartimos cuando es necesario:

Proveedores de servicios que alojan, protegen y operan nuestra web y plataforma, envían correos y gestionan la mensajería, bajo contratos que los obligan a la confidencialidad y la protección de datos. Los proveedores que tratan datos de clientes figuran en nuestra página de Subencargados.
Asesores profesionales, como contables, auditores y abogados, sujetos a confidencialidad.
Autoridades, cuando la ley lo exige o para formular, ejercer o defender reclamaciones legales.
Un comprador o sucesor, si askHermis participa en una fusión, adquisición o venta de activos, bajo protecciones equivalentes.
Apollo.io y LiveIntent, salvo que rechace el marketing, como se describe en nuestra Política de cookies. Apollo.io también puede usar estos datos para su propia base de datos de contactos comerciales, que vende a sus clientes, como responsable del tratamiento independiente conforme a su propia política.

5. Transferencias internacionales

Nuestra plataforma está alojada en la Unión Europea. Algunos de nuestros proveedores de servicios tienen su sede fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos. Cuando los datos personales se transfieren fuera del EEE, nos basamos en una decisión de adecuación de la Comisión Europea (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., cuando el destinatario está certificado) o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, con garantías adicionales cuando sea necesario.

6. Cuánto tiempo los conservamos

Contacto y solicitudes de demo: el tiempo necesario para atender su solicitud y su seguimiento, y después se eliminan o anonimizan si no surge una relación comercial.
Datos de cuenta y uso del cliente: durante la vigencia del contrato, y después se eliminan o anonimizan, salvo lo que debamos conservar por ley.
Registros de facturación: durante el plazo que exige la normativa fiscal y contable griega.
Datos analíticos: un máximo de 14 meses.
Candidaturas de empleo: durante el proceso de selección, y más tiempo solo con su consentimiento.
Listas de marketing: hasta que se dé de baja o se oponga.
Análisis de visibilidad en IA: el informe y la dirección a la que se envió, durante el tiempo necesario para facilitar el informe y hacer el seguimiento, y después se eliminan o anonimizan; la suscripción a la newsletter, hasta que se dé de baja.
Contactos de ferias: durante el tiempo necesario para dar continuidad a nuestra conversación y a cualquier relación comercial que surja, y después se eliminan o anonimizan si no surge ninguna. Si nos pide que los borremos, lo hacemos y conservamos solo el nombre de su empresa, las fechas y el registro de lo que aceptó, para acreditar que atendimos su solicitud.
Identificación de visitantes: durante el tiempo necesario para el seguimiento; después se eliminan o anonimizan. Apollo.io y LiveIntent también conservan datos conforme a sus propias políticas.

Podemos conservar los datos más tiempo cuando sea necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones legales.

7. Cómo los protegemos

Los datos se alojan en la UE, cifrados en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.3), y el acceso se limita a quienes lo necesitan para su trabajo. Nuestra plataforma funciona sobre proveedores de infraestructura conformes con SOC 2, y estamos trabajando para obtener la certificación ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701. Más información en nuestra página de Confianza y seguridad.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una violación de la seguridad de los datos personales puede suponer un riesgo para sus derechos, lo notificaremos a la autoridad competente y, cuando sea necesario, a usted.

8. Sus derechos

Conforme al RGPD, tiene derecho:

de acceso a los datos personales que tenemos sobre usted y a recibir una copia.
de rectificación de los datos inexactos o incompletos.
de supresión de sus datos cuando ya no haya motivo para conservarlos.
de limitación del tratamiento de sus datos en determinados casos.
a la portabilidad, es decir, a recibir sus datos en un formato transferible y a que se envíen a otra empresa.
de oposición al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, y al marketing directo en cualquier momento.
a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado con anterioridad.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a team@askhermis.com. Podemos pedirle que confirme su identidad. Respondemos en el plazo de un mes, ampliable dos meses más en solicitudes complejas; se lo comunicaremos si ocurre.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. En Grecia, es la Autoridad Helénica de Protección de Datos, Kifisias 1-3, 115 23 Atenas (www.dpa.gr). También puede reclamar ante la autoridad de su lugar de residencia o de trabajo.

9. Menores

Nuestra web y plataforma están pensadas para empresas y no se dirigen a menores. Como responsables del tratamiento, no recopilamos a sabiendas datos personales de menores. Si cree que un menor nos ha enviado datos personales, contáctenos y los eliminaremos.

10. Cambios en esta política

Actualizaremos esta política cuando cambien nuestras prácticas o la ley. La fecha del encabezado muestra la versión más reciente. Si un cambio es sustancial, avisaremos a los clientes por correo electrónico o en la plataforma antes de que entre en vigor.