askHermis P.C. („askHermis“, „wir“, „uns“) ist eine private Kapitalgesellschaft (Ι.Κ.Ε.) griechischen Rechts mit Sitz in Athen, Griechenland. Wir entwickeln KI-Agenten, die Hotels dabei helfen, Gäste zu beantworten, Upgrades zu verkaufen und den Check-in durchzuführen.
Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn wir entscheiden, warum und wie sie verwendet werden (als „Verantwortlicher“ im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der EU, der DSGVO): wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns sprechen, unsere Plattform als Kunde nutzen oder sich bei uns bewerben.
Wenn Sie Gast eines Hotels sind: Wenn Sie einem Hotel schreiben, das askHermis nutzt, ist das Hotel für Ihre Daten verantwortlich, und wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag, gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an das Hotel; wenn Sie uns kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage weiter.
1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen
Verantwortlicher ist askHermis P.C., Athen, Griechenland. Bei Fragen zu dieser Erklärung oder Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie an team@askhermis.com. Wir beantworten Datenschutzanfragen auf Englisch und Griechisch.
2. Was wir erheben, warum, und auf welcher Rechtsgrundlage
| Daten | Was dazugehört | Warum wir sie nutzen | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|---|---|
| Technische Website-Daten | IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, verweisende Seite. | Um die Website bereitzustellen, sicher zu halten und Fehler zu beheben. | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Analysedaten | Aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort anhand der IP-Adresse, Geräteinformationen, erhoben über Google-Analytics-Cookies. | Um zu verstehen, welche Seiten nützlich sind, und die Website zu verbessern. | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), erteilt im Cookie-Banner und jederzeit widerrufbar. |
| Kontakt- und Demoanfragen | Name, geschäftliche E-Mail, Telefon, Unternehmen, Funktion und Ihre Nachricht an uns; über Calendly gebuchte Demos. | Um Ihnen zu antworten, eine Demo zu vereinbaren und durchzuführen und Ihre Anfrage weiterzuverfolgen. | Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Kundenkontodaten | Namen, geschäftliche E-Mail und Telefonnummer der autorisierten Nutzer des Hotels, Funktion, Angaben zum Haus, Login- und Aktivitätsprotokolle. | Um die Plattform bereitzustellen, Nutzer zu authentifizieren, Support zu leisten und Servicemitteilungen zu senden. | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b). |
| Abrechnungsdaten | Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Rechnungskontakt, Rechnungen und Zahlungsstatus. | Um Rechnungen zu stellen, Zahlungen einzuziehen und die steuerrechtlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen zu führen. | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c). |
| Plattform-Nutzungsdaten | Genutzte Funktionen, Einstellungen, Fehler- und Leistungsprotokolle, Sicherheitsereignisse. | Um die Plattform zu betreiben, abzusichern, zu unterstützen und zu verbessern. | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Marketingkommunikation | Geschäftliche Kontaktdaten und ob Sie unsere E-Mails geöffnet oder angeklickt haben. | Um für Ihr Unternehmen relevante Produktneuigkeiten zu senden. | Berechtigte Interessen bei Kunden und Geschäftskontakten; Einwilligung, wo das Gesetz sie verlangt. Sie können sich jederzeit abmelden. |
| Bewerbungen | Lebenslauf, Kontaktdaten sowie der Schriftverkehr und die Notizen zu Ihrer Bewerbung. | Um Ihre Bewerbung zu prüfen und Sie dazu zu kontaktieren. | Maßnahmen vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b); Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), falls wir Ihren Lebenslauf für künftige Stellen aufbewahren. |
| Language selection | Approximate country derived from your IP address on your first visit to an unprefixed page. | To show the website in your language before you choose one, and to remember that choice for a year. This is separate from analytics and does not depend on your cookie choice. | Legitimate interests (Art. 6(1)(f)). |
| KI-Sichtbarkeits-Check | Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, das von Ihnen gewählte Hotel, der von Ihnen ausgewählte Gästemarkt und Ihre Sprache; Ihre IP-Adresse, die in gehashter Form verwendet wird, um Missbrauch zu begrenzen; und eine Sicherheitsprüfung Ihres Browsers durch Cloudflare Turnstile. | Um den Check durchzuführen, Ihnen den Bericht per E-Mail zu senden, Sie für unseren Newsletter anzumelden (der kostenlose Bericht setzt dies voraus), uns zu Ihren Ergebnissen bei Ihnen zu melden und das Tool vor Missbrauch zu schützen. | Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b) für den Check und den Bericht; Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) für den Newsletter, die Sie jederzeit widerrufen können; berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) für die Nachverfolgung und die Verhinderung von Missbrauch. |
| Kontakte von Messen | Name, Position, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, das Hotel oder Unternehmen und seine Website, wofür Sie sich interessieren, wie Sie kontaktiert werden möchten und Ihre Auswahl im Formular an unserem Stand (eine Demo, Neuigkeiten von uns, WhatsApp), samt etwaiger Notizen unseres Teams; oder die Angaben auf der Visitenkarte, die Sie uns geben. Zu jeder E-Mail, die wir Ihnen nach der Messe senden: wann sie verschickt wurde, ob sie zugestellt, geöffnet oder ein Link darin angeklickt wurde und ob sie unzustellbar war oder als Spam markiert wurde. Öffnungen und Klicks werden über ein unsichtbares Bild und über Links erfasst, die über unseren E-Mail-Anbieter laufen. Ihre Antworten und jede Demo, die Sie buchen. | Um an unser Gespräch anzuknüpfen: Ihnen die E-Mails zu senden, die Sie nach unserem Treffen erwarten können, Sie anzurufen oder Ihnen zu schreiben, wenn Sie das wünschen, und der Person, die Sie betreut, zu zeigen, welche E-Mails Sie erreicht haben. Um Sie in Ihrer Sprache richtig anzusprechen, fragen wir gegebenenfalls Googles Gemini-Modell, verarbeitet in der EU, wie ein Vorname anzusprechen ist, den unsere eigene Liste nicht kennt; übermittelt werden nur der Name und die Sprache. | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) daran, ein Gespräch fortzusetzen, das Sie mit uns geführt haben; Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) für Neuigkeiten und Angebote sowie für Nachrichten über WhatsApp, die Sie im Formular ankreuzen und jederzeit widerrufen können. Jede E-Mail enthält einen Link, um sie abzubestellen, der sofort wirkt. |
| Besucheridentifizierung | Aufgerufene Seiten, verweisende Seite und Kampagnen-Tags, Ihre IP-Adresse und eine Browser-Kennung, erhoben über Apollo.io; und, soweit verfügbar, eine gehashte Version Ihrer E-Mail-Adresse, die LiveIntent Ihrem Browser zuordnet. Daraus kann Apollo.io uns mitteilen, für welches Unternehmen Sie arbeiten oder wer Sie sind. | Damit unser Vertriebsteam sieht, welche Unternehmen und Personen sich für askHermis interessieren, und nachfassen kann. | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie im Cookie-Banner ablehnen. |
Wir fragen nicht nach besonderen Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten) und bitten Sie, uns keine solchen Daten zu senden.
Automatisierte Entscheidungen. Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben und ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen.
3. Woher die Daten stammen
- Von Ihnen, wenn Sie ein Formular ausfüllen, eine Demo buchen, uns eine E-Mail schreiben, die Plattform nutzen oder sich bewerben.
- Automatisch, über unsere Server und, mit Ihrer Einwilligung, über Analyse-Cookies. Siehe unsere Cookie-Richtlinie.
- Von Ihrer Organisation, wenn ein Hotel Sie als Nutzer seines Kontos hinzufügt.
- Aus öffentlichen Quellen, wenn Sie den KI-Sichtbarkeits-Check durchführen: der Google-Eintrag des Hotels und seine öffentliche Website.
- Auf Messen, wenn Sie das Formular an unserem Stand ausfüllen oder uns Ihre Visitenkarte geben.
- Von Apollo.io und LiveIntent, sofern Sie Marketing nicht ablehnen: was diese uns über Ihr Unternehmen und darüber mitteilen können, wer Sie sind.
4. Mit wem wir sie teilen
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur weiter, soweit nötig:
- Dienstleister, die unsere Website und Plattform hosten, absichern und betreiben, E-Mails versenden und Messaging abwickeln, im Rahmen von Verträgen, die sie zu Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichten. Die Anbieter, die Kundendaten verarbeiten, sind auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.
- Berufliche Berater, etwa Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Anwälte, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
- Behörden, wenn das Gesetz es verlangt oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Ein Käufer oder Rechtsnachfolger, falls askHermis an einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt ist, unter gleichwertigen Schutzmaßnahmen.
- Apollo.io und LiveIntent, sofern Sie Marketing nicht ablehnen, wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben. Apollo.io kann diese Daten außerdem für seine eigene Datenbank mit Geschäftskontakten verwenden, die es an seine Kunden verkauft, und handelt dabei als eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Richtlinie.
5. Internationale Datenübermittlungen
Unsere Plattform wird in der Europäischen Union gehostet. Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR übermittelt, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist) oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen, wo nötig.
6. Wie lange wir sie aufbewahren
- Kontakt- und Demoanfragen: so lange wie nötig, um Ihre Anfrage und jede Nachverfolgung zu bearbeiten, danach gelöscht oder anonymisiert, wenn keine Geschäftsbeziehung entsteht.
- Kundenkonto- und Nutzungsdaten: für die Dauer des Vertrags, danach gelöscht oder anonymisiert, außer was wir gesetzlich aufbewahren müssen.
- Abrechnungsunterlagen: für den Zeitraum, den das griechische Steuer- und Buchführungsrecht vorschreibt.
- Analysedaten: höchstens 14 Monate.
- Bewerbungen: für die Dauer des Bewerbungsverfahrens, länger nur mit Ihrer Einwilligung.
- Marketinglisten: bis Sie sich abmelden oder widersprechen.
- KI-Sichtbarkeits-Check: der Bericht und die Adresse, an die er gesendet wurde, so lange, wie es für die Bereitstellung des Berichts und die Nachverfolgung nötig ist, danach gelöscht oder anonymisiert; das Newsletter-Abonnement, bis Sie sich abmelden.
- Kontakte von Messen: so lange, wie es für die Fortsetzung unseres Gesprächs und eine daraus entstehende Geschäftsbeziehung nötig ist; entsteht keine, werden sie gelöscht oder anonymisiert. Wenn Sie uns um Löschung bitten, tun wir das und behalten nur den Namen Ihres Unternehmens, die Zeitpunkte und den Nachweis, wozu Sie eingewilligt haben, um zu belegen, dass wir Ihrer Bitte nachgekommen sind.
- Besucheridentifizierung: so lange, wie es für das Nachfassen erforderlich ist, danach gelöscht oder anonymisiert. Apollo.io und LiveIntent speichern Daten außerdem nach ihren eigenen Richtlinien.
Wir können Daten länger aufbewahren, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
7. Wie wir sie schützen
Daten werden in der EU gehostet, im Ruhezustand (AES-256) und bei der Übertragung (TLS 1.3) verschlüsselt, und der Zugriff ist auf Personen beschränkt, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Unsere Plattform läuft auf SOC-2-konformen Infrastrukturanbietern, und wir arbeiten auf eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27701 hin. Mehr dazu auf unserer Seite Sicherheit & Vertrauen.
Kein System ist absolut sicher. Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten wahrscheinlich ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, benachrichtigen wir die zuständige Behörde und, soweit erforderlich, Sie.
8. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht:
- auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, und eine Kopie davon zu erhalten.
- auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- auf Löschung Ihrer Daten, wenn kein Grund mehr besteht, sie aufzubewahren.
- auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten in bestimmten Fällen.
- auf Datenübertragbarkeit, also Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten und an ein anderes Unternehmen senden zu lassen.
- auf Widerspruch gegen eine auf unseren berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung sowie jederzeit gegen Direktmarketing.
- auf Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt.
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an team@askhermis.com. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wir antworten innerhalb eines Monats, der bei komplexen Anfragen um zwei weitere Monate verlängert werden kann; wir informieren Sie, falls das der Fall ist.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Griechenland ist dies die Hellenische Datenschutzbehörde, Kifisias 1-3, 115 23 Athen (www.dpa.gr). Sie können sich auch bei der Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren.
9. Kinder
Unsere Website und Plattform richten sich an Unternehmen und sind nicht für Kinder bestimmt. Wir erheben als Verantwortlicher wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten gesendet hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir löschen sie.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Praxis oder die Rechtslage ändert. Das Datum oben zeigt die aktuellste Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail oder in der Plattform, bevor sie wirksam werden.