Πολιτική απορρήτου

Η askHermis P.C. («askHermis», «εμείς») είναι ιδιωτική κεφαλαιουχική εταιρεία (Ι.Κ.Ε.) που έχει συσταθεί στην Ελλάδα, με έδρα την Αθήνα, Ελλάδα. Φτιάχνουμε AI agents που βοηθούν ξενοδοχεία να απαντούν σε επισκέπτες, να πουλούν αναβαθμίσεις και να εκτελούν check-in.

Αυτή η πολιτική εξηγεί πώς διαχειριζόμαστε προσωπικά δεδομένα όταν εμείς αποφασίζουμε γιατί και πώς χρησιμοποιούνται (ως «υπεύθυνος επεξεργασίας» βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ, του ΓΚΠΔ): όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπό μας, επικοινωνείτε μαζί μας, χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα μας ως πελάτης, ή υποβάλλετε αίτηση για εργασία.

Αν είστε επισκέπτης ξενοδοχείου: όταν στέλνετε μήνυμα σε ένα ξενοδοχείο που χρησιμοποιεί το askHermis, το ξενοδοχείο είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας και εμείς τα επεξεργαζόμαστε μόνο για λογαριασμό του, βάσει του Παραρτήματος Επεξεργασίας Δεδομένων μας. Επικοινωνήστε με το ξενοδοχείο για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας· αν επικοινωνήσετε μαζί μας, θα διαβιβάσουμε το αίτημά σας σε αυτό.

1. Ποιοι είμαστε και πώς να επικοινωνήσετε

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η askHermis P.C., Αθήνα, Ελλάδα. Για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με αυτή την πολιτική ή τα προσωπικά σας δεδομένα, στείλτε email στο team@askhermis.com. Απαντάμε σε αιτήματα απορρήτου στα αγγλικά και στα ελληνικά.

2. Τι συλλέγουμε, γιατί, και σε ποια νομική βάση

Δεν ζητάμε ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων (όπως δεδομένα υγείας) και σας ζητάμε να μην μας τα στέλνετε.

Αυτοματοποιημένες αποφάσεις. Δεν λαμβάνουμε αποφάσεις για εσάς που παράγουν έννομα ή παρόμοια σημαντικά αποτελέσματα βασισμένες αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία.

3. Από πού προέρχονται τα δεδομένα

• Από εσάς, όταν συμπληρώνετε μια φόρμα, κλείνετε ένα demo, μας στέλνετε email, χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα ή υποβάλλετε αίτηση για εργασία.
• Αυτόματα, μέσω των server μας και, με τη συγκατάθεσή σας, μέσω cookies analytics. Δείτε την Πολιτική cookies μας.
• Από τον οργανισμό σας, όταν ένα ξενοδοχείο σάς προσθέτει ως χρήστη του λογαριασμού του.
• Από δημόσιες πηγές, όταν εκτελείτε τον έλεγχο ορατότητας στο AI: η καταχώριση του ξενοδοχείου στο Google και ο δημόσιος ιστότοπός του.

4. Με ποιους τα μοιραζόμαστε

Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα. Τα μοιραζόμαστε μόνο όταν χρειάζεται:

• Πάροχοι υπηρεσιών που φιλοξενούν, ασφαλίζουν και λειτουργούν τον ιστότοπο και την πλατφόρμα μας, στέλνουν email, και διαχειρίζονται μηνύματα, βάσει συμβάσεων που τους δεσμεύουν σε εμπιστευτικότητα και προστασία δεδομένων. Οι πάροχοι που επεξεργάζονται δεδομένα πελατών αναφέρονται στη σελίδα Υποεκτελούντες μας.
• Επαγγελματίες σύμβουλοι, όπως λογιστές, ελεγκτές και δικηγόροι, δεσμευμένοι από εμπιστευτικότητα.
• Αρχές, όταν το απαιτεί ο νόμος ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.
• Αγοραστής ή διάδοχος, αν το askHermis εμπλακεί σε συγχώνευση, εξαγορά ή πώληση περιουσιακών στοιχείων, υπό ισοδύναμες διασφαλίσεις.

5. Διεθνείς διαβιβάσεις

Η πλατφόρμα μας φιλοξενείται στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Ορισμένοι από τους παρόχους υπηρεσιών μας εδρεύουν εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, κυρίως στις Ηνωμένες Πολιτείες. Όπου προσωπικά δεδομένα διαβιβάζονται εκτός του ΕΟΧ, βασιζόμαστε σε απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (συμπεριλαμβανομένου του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ, όπου ο παραλήπτης είναι πιστοποιημένος) ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με πρόσθετες διασφαλίσεις όπου χρειάζεται.

6. Για πόσο χρόνο τα κρατάμε

• Αιτήματα επικοινωνίας και demo: για όσο χρόνο χρειάζεται για τη διαχείριση του αιτήματός σας και τυχόν παρακολούθηση, και στη συνέχεια διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται αν δεν ακολουθήσει επαγγελματική σχέση.
• Δεδομένα λογαριασμού πελάτη και χρήσης: για τη διάρκεια της σύμβασης, και στη συνέχεια διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός από όσα οφείλουμε να κρατήσουμε βάσει νόμου.
• Αρχεία τιμολόγησης: για την περίοδο που απαιτεί η ελληνική φορολογική και λογιστική νομοθεσία.
• Δεδομένα analytics: για όχι περισσότερο από 14 μήνες.
• Αιτήσεις εργασίας: για τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης, και για μεγαλύτερο διάστημα μόνο με τη συγκατάθεσή σας.
• Λίστες μάρκετινγκ: μέχρι να διαγραφείτε ή να αντιταχθείτε.
• Έλεγχος ορατότητας στο AI: η αναφορά και η διεύθυνση στην οποία στάλθηκε, για όσο χρόνο χρειάζεται για την παροχή της αναφοράς και την επακόλουθη επικοινωνία, και στη συνέχεια διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται· η εγγραφή στο newsletter, μέχρι να διαγραφείτε.

Μπορεί να κρατήσουμε δεδομένα για μεγαλύτερο διάστημα όπου χρειάζεται για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.

7. Πώς τα προστατεύουμε

Τα δεδομένα φιλοξενούνται στην ΕΕ, κρυπτογραφημένα σε ηρεμία (AES-256) και κατά τη μεταφορά (TLS 1.3), και η πρόσβαση περιορίζεται σε άτομα που τη χρειάζονται για την εργασία τους. Η πλατφόρμα μας λειτουργεί σε παρόχους υποδομής συμβατούς με SOC 2, και εργαζόμαστε προς την πιστοποίηση ISO/IEC 27001 και ISO/IEC 27701. Περισσότερα στη σελίδα Ασφάλεια & εμπιστοσύνη μας.

Κανένα σύστημα δεν είναι απόλυτα ασφαλές. Αν μια παραβίαση προσωπικών δεδομένων ενδέχεται να θέσει σε κίνδυνο τα δικαιώματά σας, θα ενημερώσουμε την αρμόδια αρχή και, όπου απαιτείται, εσάς.

8. Τα δικαιώματά σας

Βάσει του ΓΚΠΔ έχετε το δικαίωμα να:

• Έχετε πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε για εσάς και να λάβετε αντίγραφο.
• Διορθώσετε δεδομένα που είναι ανακριβή ή ελλιπή.
• Διαγράψετε τα δεδομένα σας όπου δεν υπάρχει πλέον λόγος να τα κρατάμε.
• Περιορίσετε τον τρόπο που χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Λάβετε τα δεδομένα σας σε φορητή μορφή και να σταλούν σε άλλη εταιρεία.
• Αντιταχθείτε στην επεξεργασία που βασίζεται στα έννομα συμφέροντά μας, και στο άμεσο μάρκετινγκ ανά πάσα στιγμή.
• Ανακαλέσετε τη συγκατάθεση ανά πάσα στιγμή, χωρίς να επηρεάζεται η επεξεργασία που έγινε πριν από αυτό.

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα δικαιώματα, στείλτε email στο team@askhermis.com. Ενδέχεται να σας ζητήσουμε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας. Απαντάμε εντός ενός μήνα, ο οποίος μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες για πολύπλοκα αιτήματα· θα σας ενημερώσουμε αν συμβεί αυτό.

Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή. Στην Ελλάδα, αυτή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα (www.dpa.gr). Μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στην αρχή του τόπου κατοικίας ή εργασίας σας.

9. Ανήλικοι

Ο ιστότοπος και η πλατφόρμα μας απευθύνονται σε επιχειρήσεις και δεν στοχεύουν σε ανηλίκους. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα ανηλίκων ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Αν πιστεύετε ότι κάποιο ανήλικο μάς έχει στείλει προσωπικά δεδομένα, επικοινωνήστε μαζί μας και θα τα διαγράψουμε.

10. Αλλαγές σε αυτή την πολιτική

Θα ενημερώνουμε αυτή την πολιτική όταν αλλάζουν οι πρακτικές μας ή ο νόμος. Η ημερομηνία στην κορυφή δείχνει την πιο πρόσφατη έκδοση. Αν μια αλλαγή είναι ουσιώδης, θα ενημερώσουμε τους πελάτες μέσω email ή μέσα στην πλατφόρμα πριν τεθεί σε ισχύ.